Tout savoir sur la quittance de loyer

La quittance de loyer est un document essentiel dans la relation entre le bailleur et son locataire. Cette dernière permet de prouver que le locataire a bien réglé chaque mois la somme convenue pour la location du logement. Dans cet article, nous aborderons les caractéristiques importantes de ce document, ainsi que les obligations légales qui en découlent pour le propriétaire et le locataire.

Rôle et utilité de la quittance de loyer

La quittance de loyer a pour vocation principale de servir de preuve au locataire ayant réglé son loyer mensuel. Elle peut également être utilisée par le bailleur afin de justifier ses revenus locatifs lors d’une déclaration fiscale ou en cas de litige avec le locataire concernant les paiements effectués. Pour le locataire, ce document peut lui servir à justifier de sa solvabilité auprès d’une banque ou d’un autre bailleur, notamment lors d’une demande de crédit immobilier ou d’un nouveau contrat de location.

Informations obligatoires sur la quittance

La quittance de loyer doit comporter un certain nombre d’informations obligatoires, conformément à l’article 21 de la loi n°89-462 du 6 juillet 1989. Ces informations sont :

  • Le nom et l’adresse du bailleur ou de son mandataire,
  • Le nom du locataire,
  • La date de paiement du loyer,
  • Le montant du loyer et des charges mensuelles, détaillées chacun séparément,
  • La période couverte par le paiement,
  • La mention « quittance » en cas de paiement intégral ou « reçu » si un solde demeure dû.

Obligations du propriétaire

Le propriétaire bailleur est tenu d’établir et de remettre gratuitement une quittance de loyer dès lors que son locataire lui en fait la demande. Par ailleurs, il ne peut pas exiger de frais supplémentaires pour l’émission ou l’envoi de ce document. Le non-respect de ces obligations peut entraîner des sanctions pénales. Toutefois, le propriétaire n’est pas obligé de fournir cette quittance si le locataire n’a pas réglé la totalité de la somme due pour le loyer et les charges, il pourra alors émettre un simple « reçu » accompagné du montant restant à régler.

Délai de remise de la quittance

À partir de la date de réception de la demande formulée par le locataire, le
propriétaire dispose d’un délai d’un mois pour établir et transmettre la quittance de loyer. Ce dernier doit être attentif aux conditions de transmission du document : par voie postale avec accusé de réception ou par voie électronique avec confirmation de lecture si le locataire a préalablement donné son accord.

Modalités de transmission de la quittance

Le propriétaire est libre de choisir le mode de transmission de la quittance de loyer, tant qu’il respecte les exigences légales en matière de preuve de réception par le locataire. Plusieurs possibilités s’offrent à lui :

  • L’envoi postal : dans ce cas, il est recommandé d’utiliser un courrier avec accusé de réception pour être certain que celui-ci a bien été remis au locataire,
  • La remise en main propre : une option possible si le bailleur et le locataire habitent à proximité l’un de l’autre. Il faudra alors établir un double de la quittance qui sera signé et conservé par chaque partie,
  • La transmission électronique : elle est autorisée depuis la loi Alur du 24 mars 2014, mais nécessite l’accord préalable du locataire ainsi que la mise en place d’une solution permettant de conserver durablement le document.

Conservation des quittances

Le propriétaire doit conserver les quittances de loyer durant une période minimale de trois ans, conformément aux dispositions du Code de commerce. Quant au
locataire, il est également recommandé de garder ces documents pendant la même durée, voire plus longtemps si nécessaire pour prouver son solvabilité auprès d’un tiers.

Quittance de loyer et fin de bail

À la fin du bail, lorsque le locataire quitte le logement, il est essentiel de veiller à ce que toutes les quittances aient bien été émises et remises par le propriétaire. De même, celui-ci devra s’assurer d’avoir en sa possession les justificatifs des charges récupérables auprès du locataire pour l’établissement d’une régularisation éventuelle.

Régularisation des charges

Dans le cadre d’un bail avec un loyer comprenant des charges au forfait ou au réel, le
propriétaire est tenu d’effectuer une régularisation annuelle (ou en fin de bail) des charges payées par le locataire. Si celles-ci se révèlent supérieures aux dépenses réellement engagées, le trop-perçu doit être restitué au locataire dans un délai maximum de deux mois suivant l’envoi du décompte. Dans le cas inverse, le solde restant dû devra lui être communiqué et réglé selon les modalités convenues entre les parties.

Difficultés ou contentieux liés à la quittance de loyer

Des situations de désaccord peuvent survenir autour de la quittance de loyer, tant du côté du propriétaire que du locataire. Selon la nature du litige, différentes solutions peuvent être envisagées :

  • Le dialogue entre les parties : il est souvent possible de résoudre un différend lié à la quittance de loyer par une discussion amiable entre le bailleur et son locataire, afin de clarifier les attentes de chacun et trouver un terrain d’entente,
  • L’intervention d’un tiers : en cas de blocage persistant, il peut être utile de solliciter l’aide d’une tierce personne, telle qu’un avocat ou un expert-comptable, pour analyser la situation et proposer des solutions adaptées,
  • Le recours en justice : si aucune solution amiable n’est trouvée ou en cas de manquement grave aux obligations légales, le juge compétent (juge de proximité, tribunal d’instance) pourra être saisi pour statuer sur l’affaire.